5S GUIDA PRATICA: Passo passo verso il Visual Management

Argomento di oggi le 5S e il visual management.

Quando parliamo di visual management intendiamo tutte le soluzioni e attività che servono a rendere la gestione una gestione a vista. Esistono molti esempi di visual management e qui di seguito puoi trovare qualche esempio “rubato” da internet.

Uno degli strumenti più famosi è sicuramente quello delle 5S.

Cosa sono le 5S e il Visual Management?

La metodologia delle 5S costituisce uno dei fondamenti del Toyota Production System racchiudendo in cinque semplici passaggi un procedimento sistematico e ripetibile. La gestione a vista garantisce una semplificazione dei processi e una migliore comunicazione tra le persone coinvolte.

Saper ragionare ed operare in ottica 5S ti permetterà di migliorare i tuoi processi con facilità e con risultati ottimali.

I 5 pilastri

I 5 passaggi che caratterizzano il metodo delle 5S sono:

1. SORT – Separare
2. SET IN ORDER – Riordinare
3. SHINE – Fare pulizia
4. STANDARDIZE – Standardizzare
5. SUSTAIN – Sostenere

Quando usare le 5S?

Questo metodo andrebbe utilizzato praticamente per qualsiasi processo, da quello produttivo a quello “di ufficio”. Avere infatti una gestione a vista non è solo un modo di presentare le cose ma è un vero e proprio stile di vita. L’ordine e la pulizia (sia mentale che sul posto di lavoro) dovrebbe essere una priorità.

Non è quindi difficile trovare uffici, negozi, supermercati, farmacie concepiti sulle 5S come ovviamente anche processi produttivi. Vi permetterà di essere più veloci ed efficienti, riducendo se non eliminando le possibilità di errore durante e fasi produttive.

I benefici delle 5S

Potrai verificare riduzione nei:

• Tempi di attrezzaggio
• Difetti
• Sprechi (scorte superflue, buffer, spazi, tempi)
• Ritardi
• Possibili infortuni
• Fermi macchina
• Reclami cliente

Le 5S passo-passo

Diciamo quindi che ci rechiamo su una postazione di lavoro dove vogliamo implementare questa metodologia. Ci troveremo forse di fronte ad una situazione del genere…

Vediamo insieme in cosa consiste questo metodo e quali sono gli step da seguire.

ATTENZIONE! E’ fondamentale che questa attività venga fatta insieme al responsabile dell’area e all’operatore che fisicamente lavora sulla postazione pena il completo fallimento!

1. SORT – Separare

In questa prima fase il tuo obiettivo sarà quello di separare gli oggetti necessari da quelli non necessari.

ATTENZIONE! Per oggetti intendo qualsiasi cosa sia presente all’interno dell’area di lavoro, dai componenti, agli attrezzi, alla documentazione…e ricordati di aprire il cassetto del tavolo di lavoro! 🙂

Dovrai quindi procedere ad etichettare tutti gli oggetti dubbi o non necessari con un cartellino rosso (trovi alla fine di questa guida il file da scaricare) e valutare caso per caso se:

• questo oggetto è necessario?
• se è necessario, è necessario in questa quantità?
• è necessario qui o altrove?

Se all’inizio può sembrare una cosa semplice ti accorgerai molto presto che non è così. Le persone infatti tendono a non voler rinunciare a niente. Ti accorgerai che molto spesso troveranno scuse per non voler liberarsi di uno strumento o di un foglio di carta…è solo questione di abitudine.

Nel momento in cui l’operatore è abituato a lavorare in un certo modo non è semplice fargli cambiare idea. Per questo motivo si usano le “Aree Cartellino Rosso“. Sono delle scaffalature, o dei depositi, in cui vengono stoccati tutti gli oggetti che sono stati classificati come non necessari.

Sono come una rete di sicurezza.

Potrai portare tutto lì, con la promessa che se saranno necessari si potranno recuperare. E’ però fondamentale che tu stabilisca un limite di tempo per il monitoraggio. In questo modo potrai dimostrare all’operatore che se per una settimana quell’oggetto non è mai stato utilizzato forse forse…non era utile. In questo modo sarà lo stesso operatore a convincersi e non dovrai combattere!

Generalmente un oggetto con cartellino rosso può essere:

• Buttato via immediatamente
• Restituito
• Prestato
• Venduto
• Trasferito
• Portato all’Area cartellino rosso

2. SET IN ORDER – Riordinare (il visual management)

Secondo step. Devi riordinare. Una volta stabilito quali siano gli oggetti strettamente necessari per quella postazione di lavoro è arrivato il momento di organizzare gli oggetti in modo tale che sia facile trovarli, utilizzarli, riporli.

E’ in questo contesto che troviamo il Visual Management. L’esempio classico che di solito si fa è quello del banco degli attrezzi con le sagome e le etichette per ogni strumento ma a me piace di più l’immagine a destra. Ordinato, pulito e soprattutto con un senso logico e pratico per svolgere le varie fasi di lavoro.

Il classico esempio

Una postazione ottimizzata

Non devi solo mettere le cose in modo carino e ordinato. Devi concepire la stazione di lavoro in modo da ridurre al minimo fraintendimenti, movimenti, errori, ripetizioni. Prendi come linea guida questa immagine ed usala per progettare le tue stazioni di lavoro.

Ti assicuro che questo passaggio è molto difficile da mettere in pratica all’inizio, ma una volta che avrai acquisito “l’occhio” ti sembrerà tutto ovvio e non riuscirai più a pensare diversamente. Prova ad utilizzare lo Spaghetti Chart per la sola postazione. In questo modo avrai una una chiara visione dei movimenti che l’operatore sta facendo in questo momento e come potrai ottimizzarli. Se non sai come si fa lo Spaghetti Chart niente paura! Clicca qui e leggiti questa guida pratica è imparerai in un attimo!

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Ogni cosa al suo posto e un posto per ogni cosa.

3. SHINE – Fare pulizia

Terzo step. Fare pulizia.

L’attività di fare pulizia porta con se un regalo. Devi infatti cogliere questa opportunità per ispezionare le macchine e attrezzature al fine di individuare eventuali anomalie. Cerca di verificare la presenza di situazioni come:

• Gocce d’olio sotto una macchina o su alcuni punti all’interno della stessa
• Assenza di grasso nelle guide
• Viti lente
• Assenza viti
• Cavi non integri
• Accumuli di polvere nelle ventole di raffreddamento

Sono tutti esempi di criticità. Pulire significa quindi anche verificare che le attrezzature siano in condizioni ottimali.

In questa fase si trovano i “5 minuti di pulizia“. E’ un concetto molto semplice quanto dimenticato. Pulire giornalmente per massimo 5 minuti con una chiara pianificazione dove l’operatore trova scritto ogni giorno della settimana cosa deve fare. Pulire, lubrificare, sostituire, controllare. In questo modo ogni giorno l’operatore farà una piccola attività che permetterà alle attrezzature di rimanere efficienti.

Considera che dovresti creare un’ istruzione contenente tutti i giorni della settimana, chi deve fare questa attività, con cosa e la firma per certificare che sia stato fatto. Nella maggior parte dei casi basterà un semplice foglio A4 da lasciare a bordo macchina. Questo concetto si lega perfettamente con la TPM (total production maintenance) e le attività di manutenzione standard che possono essere delegate direttamente all’operatore.

4. STANDARDIZE – Standardizzare

Arrivato a questo punto dovresti trovarti davanti ad una postazione di lavoro a regola d’arte. Dovrai quindi assicurarti che tutto ciò che è stato fatto sia procedurato e regolamentato. Dovrai quindi preoccuparti di assegnare le responsabilità e fare in modo di integrare le attività dei primi 3 step nella quotidianità. Sembrerebbe una cosa semplice, ma insieme al quinto step sono i due passaggi più critici. Infatti le prime fasi, più operative e “coinvolgenti” sono anche quelle dove si vedono risultati immediati. Tutto diventa più chiaro e pulito. Ma poi sopraggiunge la routine e si tende a tornare indietro. Senza una fase di standardizzazione e regolamentazione avrai solo perso tempo in quanto avrai fatto solo una attività “one shot”…una botta e via. E’ chiaro che invece dovresti preoccuparti che questo non accada.

5. SUSTAIN – Sostenere

Anche questo step è molto critico. Fare in modo che gli obiettivi raggiunti siano mantenuti nel tempo e non cadano nell’oblio. Effettuare degli incontri periodici per rivedere insieme agli operatori coinvolti quali sono i risultati raggiunti, se sono in linea con le aspettative e come si può riportarli in Target nel caso in cui si sia fatto un passo indietro.

Potrebbe essere un’ idea anche quella di partire con l’attività delle 5S su una linea piccola e renderla una specie di esempio per il resto della fabbrica. Come fosse un esperimento. In questo modo coinvolgerai anche le altre persone e preparerai le basi per implementare questa metodologia anche in altre aree. Il tutto sia per sostenere l’attività di 5S fatta, sia per sostenere il concetto 5S in generale nella azienda, promuovendolo costantemente.