DIAGRAMMA DI GANTT GUIDA PRATICA: Come funziona e come utilizzarlo

Il diagramma di Gantt è uno strumento molto utile in azienda in quanto ci permette di organizzare dei progetti in modo semplice ed immediatamente comprensibile.

E’ stato inventato negli anni 10 del secolo scorso e, dopo più di 100 anni, è ancora molto presente ed utilizzato.

Sostanzialmente si basa sulla rappresentazione grafica dove, sull’asse orizzontale viene visualizzato il tempo mentre su quello verticale le varie attività.

Ad ogni attività vengono solitamente dati alcuni attributi come durata, responsabile, dipendenza, ecc.

Di seguito ti riporto un esempio preso da internet:

gantt

Come puoi vedere ci sono tutte le caratteristiche di cui abbiamo parlato.

I “mattoncini” sull’asse del tempo sono di grandezza variabile, in funzione della durata dell’attività.

Questo metodo di visualizzazione ci permette di vedere le attività parallele come anche, nel caso siano impostati attributi di dipendenza, quando una determinata attività può iniziare in funzione della chiusura dell’attività a cui è subordinata.

PERCHE’ USARE IL DIAGRAMMA DI GANTT

1. Migliora la pianificazione e la programmazione dei progetti

Il diagramma di Gantt offre una rappresentazione visiva della timeline del progetto e della sequenza delle attività. Questo ti permette di:

  • Ti fa visualizzare la durata delle attività: Comprendere quanto tempo è previsto per completare ciascuna attività e come queste si intersecano nel tempo.
  • Ti permette di identificare le dipendenze: Riconoscere le relazioni di precedenza tra le attività, consentendo una pianificazione logica che rispetti i vincoli di sequenza.
  • Ottimizza la sequenza delle attività: Rivedere e regolare la sequenza delle attività per ridurre i tempi morti e anticipare i possibili colli di bottiglia.
 

2. Facilita la comunicazione tra i membri del team

Il diagramma di Gantt funge da punto di riferimento comune per tutti i membri del team e le parti interessate, facilitando la comunicazione:

  • Ti da chiarezza dei ruoli e delle responsabilità: Ogni attività può essere assegnata a specifiche persone, rendendo chiare le aspettative e le responsabilità.
  • Aggiornamento in real time: Se hai una versione condivisa ed aggiornata del Gantt permetti a a tutti di essere informati sul progresso del progetto.

3. Facilita il monitoraggio del progresso e l’identificazione dei ritardi

I diagrammi di Gantt permettono di monitorare l’avanzamento del progetto confrontando il progresso pianificato con quello reale:

  • Ti permette di rilevare i ritardi: È possibile identificare rapidamente quando un’attività sta superando la durata prevista, permettendo un intervento preventivo.
  • Ti rende flessibile nel rimodulare le attività: Di fronte a ritardi o avanzamenti può essere aggiornato per riflettere i cambiamenti, aiutando a ricalibrare le aspettative e le pianificazioni future.

4. Ottimizza l’allocazione delle risorse

Il diagramma di Gantt aiuta a ottimizzare l’uso delle risorse umane, finanziarie e materiali:

  • Ti permette di bilanciare del Carico di Lavoro: Identificare i periodi di sovraccarico o di inattività delle risorse permette di redistribuire il lavoro in modo più equilibrato.
  • Pianifica le risorse in base alle priorità: Assegna le risorse alle attività in base alla loro criticità, assicurando che le attività più importanti abbiano le risorse necessarie.
  • Efficienza dei Costi: Aiutandoti ad evitare di assegnare risorse prima del dovuto o dove non serve ti permette di ridurre i costi generali del progetto.

Il percorso critico e lo slack

Concetto importante è quello di “percorso critico” ovvero la sequenza di attività dipendenti una dall’altra che determinano la durata minima del progetto.

Ogni ritardo accumulato su una attività che fa parte del percorso critico comporterà quindi un aumento della durata del progetto.

Lo slack invece è la flessibilità di tempo che puoi avere in una determinata attività. Indica quindi il ritardo che puoi eventualmente accumulare su quella attività senza andare a variare la durata del progetto.

Esistono alcune attività, infatti, che possono subire dei ritardi senza però compromettere la durata totale del progetto.

Da quanto abbiamo appena detto risulta chiaro che il percorso critico non è altro le che la sequenza di attività con slack uguale a zero

FASI DI REALIZZAZIONE DI UN GANTT

  1. Elenco delle attività

    Inizia elencando tutte le attività del progetto, comprese le stime di durata e le relazioni di dipendenza.

  2. Calcolo dei tempi “Early Start” (ES) ed “Early Finish” (EF)

    Early start è il momento più presto in cui un’attività può iniziare, basato sulla durata delle attività precedenti

    Early Finish si calcola come ES + la durata dell’attività

  3. Calcolo dei tempi “Late Start” (LS) ed “Late Finish” (LF)

    Late finish è l’ultimo momento in cui l’attività può concludersi senza ritardare il progetto

    Late Start si calcola come LF – la durata dell’attività

  4. Calcolo dello Slack

    Puoi definirlo calcolando la differenza tra LS e ES

Con questi parametri e con le relazioni di dipendenza sarai in grado di definire la sequenza logica del tuo progetto e quindi la sua durata complessiva.

SOFTWARE PER REALIZZARE UN GANTT

Esistono ovviamente tutta una serie di strumenti che ti permettono di realizzare un Gantt senza per forza fare calcoli manualmente.

Vediamone tre:

Microsoft Project

Forse il più famoso e storico software. Completo sotto ogni punto di vista permette un livello di dettaglio estremo come anche l’allocazione delle risorse, calcolo dell’impegno\uomo ed ovviamente il calcolo del percorso critico.

Da qualche anno è possibile averlo in abbonamento anche con la versione web.

Il suo punto di forza è anche il suo principale lato negativo, essendo uno strumento molto completo si porta dietro una complessità che potrebbe intimidire.

Consigliato per un uso professionale

https://www.microsoft.com/it-it/microsoft-365/project/compare-microsoft-project-management-software?market=it

Monday

Monday è diventato famoso da qualche anno per essere uno strumento molto versatile ed intuitivo.

Permette di gestire diversi aspetti di un progetto. Anche lui offre la possibilità del calcolo del percorso critico e del personale.

La cosa bella di Monday è che attraverso i tantissimi template ti permette di gestire molto altro. Può essere usato come CRM, come schedulatore di attività, come tracker.

Inoltre è integrabile ad una vastissima lista di applicazioni terze come gmail, outlook, google drive.

Essendo nativo web è inoltre molto ben ottimizzato per la condivisione delle informazioni.

È sicuramente uno strumento molto versatile adatto in ambito professionale.

Esiste anche una versione gratis per provarlo

https://monday.com/

GANTT Project

Se ti serve qualcosa di semplice, veloce e gratis allora Gantt Project potrebbe fare al caso tuo.

Lo trovi nello store di Windows.

Si tratta infatti di un’APP da installare sul tuo PC.

Si, la grafica è pessima.

Si, le funzionalità sono minime

Si, per avere una stampa pdf decente dovrai fare diverse prove

Ma l’ho già detto che è gratis?

Se non hai grandi esigenze e i Gantt non sono per te il tuo lavoro quotidiano, allora potrebbe essere una valida alternativa.

Io lo uso e dopo un po’ di pratica mi ci trovo relativamente bene.

Sicuramente non è adatto a progetti complessi.

CONCLUSIONI

L’utilizzo del Gantt è alla base di ogni azienda.

Quello che abbiamo fatto oggi è solo un’infarinatura dei concetti principali. Nel caso fossi interessato\a scrivilo nei commenti e potremmo approfondire l’argomento in un articolo dedicato.

Federico Barucca

Federico Barucca

Ciao, Mi chiamo Federico Barucca e sono nel settore da 15 anni. Lean Manufacturing, Six Sigma, Tempi e Metodi sono assolutamente necessari per ottimizzare i processi produttivi. Il mio obiettivo è quello di portare questi metodi usati dalle Big Companies nelle PMI Italiane "traducendoli" in metodi semplici ed efficaci, senza perderci dietro alla carta e senza supercazzole.

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