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FLOW CHART GUIDA PRATICA: Come disegnare il processo

Ultimo Aggiornamento

Quando parliamo di Flow Chart parliamo di schemi che possano descrivere in maniera chiara il nostro processo produttivo.

Ragionare tramite i Flow Chart ti permette di avere un vantaggio competitivo. Molte volte si creano processi produttivi e procedure solo facendo leva sull’esperienza. Questo è un grave errore in quanto non ti permette di vedere il flusso. Senza una chiara definizione del flusso è impossibile anche solo provare a migliorare. Non fidarti di chi ti dice che questi strumenti non sono utili, che sono solo carta per i clienti. Sono solo i dinosauri di un’epoca oramai estinta, che si aggrappano alle loro certezze per non ammettere che il mondo è cambiato, che senza un approccio sistematico si è destinati a perire.

O peggio a chiudere i battenti.

 

Perché il Flow Chart?

Questa attività è molto importante in quanto non serve solo come strumento di partenza per le analisi sistematiche come L’FMEA di cui abbiamo parlato in un articolo precedente (che puoi trovare cliccando qui), ma serve anche e soprattutto per disegnare i processi (sia produttivi che di servizio) in modo tale da descriverne le fasi e il flusso.

Il flusso del processo è l’elemento fondamentale che dovrebbe essere sempre tenuto in considerazione in fase di costruzione o di ottimizzazione dei processi.

Senza una rappresentazione grafica chiara ed univoca è infatti impossibile andare ad apportare modifiche per migliorare o solamente per capire come ripristinare.

Flow Chart

Immaginati di voler andare da Milano a Zurigo insieme ad altri due amici, ognuno con la propria macchina..

Le opzioni come vedi sono molte.

In questo caso come puoi essere sicuro di prendere la strada più veloce senza uno strumento che ti indichi il percorso?

E come puoi essere sicuro che tutti prendano la stessa strada senza aver condiviso quale percorso prendere?

Il Flow Chart serve proprio a questo.

Descrive il percorso da seguire, proprio come un navigatore, per andare da un punto A (il nostro Input) al punto B (il nostro Output).

 

 

 

Elementi fondamentali del Flow Chart

Quali sono gli elementi fondamentali che caratterizzano il Flow Chart?

Esistono delle rappresentazioni grafiche standard che ci servono a descrivere il nostro flusso. Vediamole.

Questo simbolo viene utilizzato per indicare l’inizio del processo e la sua fine. All’interno del box dovrai inserire la prima azione, quella di partenza, ovvero il tuo INPUT. Per esempio potrebbe essere l’ingresso della materia prima o il ricevimento di un ordine. Dipende ovviamente di cosa stiamo parlando. Cerca di essere preciso nella descrizione. Aggiungi i codici del materiale o del documento utilizzato.

flowchartQuesto simbolo viene utilizzato nel Flow Chart per identificare uno step del processo. Potrebbe per esempio identificare la fase di attrezzaggio della macchina o la fase di imballaggio. E’ molto importante che tu divida il processo quanto più possibile. Per alcuni processi dovresti entrare nel dettaglio per ogni singolo movimento. Per esempio la fase di attrezzaggio macchina può essere divisa con: Prelevare stampo, posizionare stampo, fissare lo stampo, attaccare circuiti di raffreddamento e così via. In questo modo avrai la possibilità, in seguito, di capire ogni singolo step, metterlo in discussione e modificarlo a tuo piacimento nel metodo e nella posizione. Ne parleremo in dettaglio in seguito.

flowchartNel momento in cui deve essere presa una decisione è necessario usare questo simbolo. Per esempio quando c’è un controllo che può dare esito positivo o negativo. In questo modo puoi capire quanti punti di controllo sono presenti, ricordati di inserire all’interno del box anche che tipo di controllo esegui. Manuale o automatico e che istruzioni operative vengono seguite per eseguire il controllo. Un errore comune quando viene fatto un Flow Chart è quello di non descrivere anche il flusso del materiale di scarto. E’ invece molto importante farlo e non limitarsi ad aggiungere un box “processo” con scritto scarto. Ragiona sempre a 360 gradi senza lasciare nulla al caso. Molte volte ti accorgerai che i problemi insorgono proprio nel momento in cui è necessario gestire lo scarto. Devi quindi prevederlo e definire tu cosa fare quando questo capita.

Con queste tre semplici forme è possibile descrivere la maggior parte dei processi produttivi.

Vediamo adesso alcuni simboli aggiuntivi, utili soprattutto per i processi di servizio.

Gli altri elementi del Flow Chart

flowchartUtilizzato spesso anche nei Flow Chart dei processi produttivi questo simbolo serve per descrivere tutti i tipi di documenti necessari nella fase. Viene solitamente inserito alla destra del simbolo primario, senza nessun collegamento diretto. Utilizzalo per inserire i codici dei documenti utilizzati, delle check list necessarie, dei piani di controllo e delle istruzioni operative. Ti sarà utile per capire a colpo d’occhio se è necessario aggiungere o eliminare documenti.

flowchartUtilizza questo simbolo per descrivere l‘archiviazione elettronica di una informazione. Per esempio esegui un controllo con il calibro e lo devi salvare sul sistema o se il controllo automatico in linea registra i controlli effettuati.

 

Esistono poi altri simboli, specifici per alcuni processi (come quelli finanziari), ma che non servono per i processi che fanno parte di un’azienda manifatturiera. Non andremo quindi a descriverli in questa guida.

Ricordati sempre di terminare il Flow Chart con il primo simbolo illustrato. In questo caso solitamente si termina con la fase di immagazzinamento del prodotto o con una emissione di un ordine se parliamo di processi di servizio (come per esempio il processo di approvvigionamento). Questo identificherà il tuo OUTPUT.

 

Esempio di un Flow Chart

Di seguito ti mostro un esempio di un Flow Chart che rappresenta il processo di accettazione materia prima. Come puoi vedere rispetta tutte le regole che ti ho descritto nel capitolo precedente, tiene in considerazione dei flussi di scarto e mostra i documenti di supporto necessari nelle varie fasi. Clicca sull’immagine per ingrandire.

Con cosa realizzo il Flow Chart?

Il modo più semplice per realizzare un Flow Chart è utilizzando Excel. Si hai capito bene. Niente super programmi aerospaziali ma il caro è vecchio Office. Potresti anche utilizzare Word ma per progetti complessi te lo sconsiglio. Dettaglio importante! Quando colleghi i vari box con le frecce utilizza lo strumento “connettore” e non “freccia”. In questo modo spostando i box la freccia rimarrà sempre collegata. Sembra una sciocchezza ma ti assicuro che quando hai un Flow Chart con 40\50 box e ti accorgi che ne devi spostare 10, ti farà risparmiare parecchio tempo.

Se vuoi vedere qualche strumento specifico a pagamento ti consiglio Smart Draw. Contiene migliaia di librerie di simboli, dai Flow Chart fino alle simbologie mediche. Forse troppo dispersivo ma interessante e sicuramente veloce. E’ gratis in prova per 7 giorni e poi costa circa 10$ al mese. Se vuoi darci un’occhiata clicca qui.

L’analisi del Flow Chart

Una volta completato il tuo Flow Chart inizia la parte migliore.

Come detto all’inizio di questa guida puoi utilizzarlo per realizzare una FMEA.

Esistono poi altre applicazioni altrettanto interessanti.

Come oramai sai il Flow Chart descrive step by step il tuo processo. Parlando di processi produttivi come per esempio lo stampaggio ad iniezione o l’assemblaggio di più componenti possiamo utilizzare il Flow Chart come ciclogramma per poter verificare la possibilità di intervenire su di esso.

Mi spiego meglio.

Supponiamo di voler verificare la possibilità di diminuire il tempo di cambio stampo su una pressa ad iniezione.

Possiamo utilizzare il Flow Chart per disegnare il processo di smontaggio e rimontaggio stampo e, se mi hai dato ascolto e sei entrato nel dettaglio per ogni fase, puoi verificare se la sequenza operativa è corretta o no. Se le operazioni possono essere spostate, per esempio, per evitare spostamenti eccessivi dell’operatore ecc…

Esistono sicuramente altri metodi per ottimizzare i processi (come per esempio lo Spaghetti Chart) ma ti assicuro che partire dal Flow Chart è FONDAMENTALE in quanto ti da subito una visione chiara e pulita dello stato dell’arte del processo. Senza questa visione d’insieme è impossibile proseguire. E’ infatti sicuramente meno efficace andare ad analizzare una parte del processo senza avere la visione d’insieme in quanto potresti, modificando quella parte, andare a creare problemi su un’altra fase che non conosci. Avere invece il Flow Chart ti consente di capire sempre “dove sei” e cosa hai in Input e Output per ogni fase.

Avere un Flow Chart disegnato nel dettaglio di ogni fase ti permette di avere uno zoom sul processo, da poter usare in avanti ed indietro in base alle tue necessità.

Conclusioni

Con questa guida hai imparato a descrivere i tuoi processi in modo chiaro e univoco. Usali ogni volta che hai un problema su un processo o quando devi crearne uno simile da zero. Eviterai di portarti dietro errori dettati dalle errate convinzioni passate e spiccherai il volo verso l’ottimizzazione dei processi.

Dubbi? Domande? Scrivimi pure nell’area commenti qui sotto e ti risponderò, aiutandoti praticamente nel disegnare il tuo Flow Chart

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Federico Barucca

Ciao, Mi chiamo Federico Barucca e sono nel settore da 13 anni.

Lean Manufacturing, Six Sigma, Tempi e Metodi sono assolutamente necessari per ottimizzare i processi produttivi.

Il mio obiettivo è quello di portare questi metodi usati dalle Big Companies nelle PMI Italiane “traducendoli” in metodi semplici ed efficaci, senza perderci dietro alla carta e senza supercazzole.

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