Un errore comune quando si parla di attività di miglioramento è quello di non pianificare una strategia sensata che dia le giuste priorità ai vari progetti. Senza una corretta strategia infatti incorrerai nella situazione in cui i progetti iniziati si areneranno, ti demoralizzerai e tutto andrà a rotoli. Sai cos’è la PICK Chart? Aspetta un attimo che te lo spiego…
Spesso si tende ad iniziare diversi progetti importanti per il miglioramento delle performance (abbassamento scarti, aumento dell’efficienza, risoluzione di problemi cronici) ma con il tempo di bloccarsi.
Ti è mai capitato di iniziare un progetto e con il tempo bloccarti, perdere di entusiasmo, non vedere la luce, pensare che i metodi che stai utilizzando non funzionino?
Bene adesso ti spiego perché ti succede questo.
Esistono varie cause:
- Mancanza di competenza
- Mancanza di condivisione
- Problemi troppo complessi
- Mancanza di una strategia intelligente per pianificare le attività
Per le prime due cause sai già cosa fare: Studia, non fare il Rambo.
Per la terza causa…Studia e non fare il Rambo.
Ma oggi voglio soffermarmi sulla quarta causa, quella più subdola e forse meno intuitiva che, se evitata, può farti fare un salto in avanti con la gioia tua, del tuo capo, della tua azienda. Se farai quello che ti dirò in questo articolo inizierai ad ottenere risultati impressionanti praticamente da subito. Promesso.
ATTENZIONE: Queste strategie possono essere usate per qualsiasi settore e anche nella vita personale.
Cosa vuol dire lavorare per priorità
Sembrerebbe banale ma non lo è. Definire le priorità è un’attività fondamentale e penso che fino a qui siamo tutti d’accordo. Il problema sorge nel momento in cui ti chiedo in che modo stabilisci le tue priorità. Spesso infatti nel lavoro (come nella vita privata) tendiamo darci delle priorità non avendo una strategia definita. A volte partiamo dai lavori più semplici, altre volte da quelli che ci piacciono di più, altre volte ancora da quelli che sono (o che ci sembrano) più remunerativi.
Voglio quindi proporti una strategia metodica, che possa aiutarti ad ottenere il massimo da quello che fai, nel minor tempo possibile.
I fattori da tenere in cosiderazione
La selezione dei progetti deve tener conto di una seria di fattori:
- L’impatto del progetto sulle prestazioni aziendali
- Il livello di miglioramento richiesto rispetto alla situazione attuale
- La redditività economica del progetto
- Il livello di complessità, i tempi di realizzazione
- I costi del progetto rispetto ai benefici attesi
- L’interesse e il coinvolgimento del Top Management rispetto al progetto
Uno degli elementi più importanti è sicuramente quello della redditività ovvero l’impatto economico del progetto in termini di maggiore marginalità o minori costi.
Questo tipo di approccio è molto importante in quanto ti permetterà di valutare in maniera economia( e quindi di poter confrontare) i vari progetti.
Inoltre questo tipo di visione permette di mantenere alta l’attenzione del Top Management in quanto sposti l’attenzione da percentuali di scarto o aumenti produttività verso il risparmio economico, tangibile e quantificabile immediatamente.
Come definire correttamente le priorità dei progetti
Tutto inizia dal Brainstorming (se non sai come si fa clicca qui per una guida completa su tutto quello che non ti hanno mai detto).
Durante il Brainstorming dovrai definire:
- I progetti di miglioramento rispetto agli obiettivi strategici dell’azienda verificando caso per caso in che modo il risultato atteso possa contribuire all’ottenimento degli obiettivi aziendali.
- Definire le risorse necessarie per ogni progetto in termini numerici. Questo ti permetterà da una parte di quantificare in maniera più precisa i costi e dall’altra lo sforzo necessario in termini di risorse da mettere in campo. Sembra una banalità ma spesso accade proprio che i progetti si arenino a causa di mancanza di risorse, soprattutto nelle fasi avanzate del progetto. Questo ovviamente ne decreta la morte immediata.
Ricordati di coinvolgere le persone giuste, che abbiano capacità decisionale e che conoscano gli obiettivi a breve e lungo periodo dell’Azienda.
Se non vuoi coinvolgere i rami principali dell’azienda dovrai comunque definire quanto scritto sopra. Farlo da solo è sicuramente più difficile e meno efficace… a te la scelta.
In fondo come ti ho già detto questo approccio vale per qualsiasi ambito. Fai una lista dei tuoi obiettivi e dei progetti che possono concorrere al raggiungimento di questi obiettivi.
Una volta stabiliti tutti progetti utili al raggiungimento degli obiettivi si passa a categorizzare ogni progetto secondo due indicatori:
- Il livello di complessità (in base al tempo necessario, risorse necessarie, numero di funzioni coinvolte, numero di processi coinvolti, ecc..)
- L’impatto atteso (in termini economici, di semplificazione operativa attesa, snellimento dei processi atteso, ecc..)
Questi indicatori possono essere battezzati con un metodo come l’NGT (clicca qui se vuoi sapere come si fa).
A prescindere dal metodo utilizzato dovrai associare due “voti” per ogni progetto, riferiti ai due indicatori precedenti.
La PICK Chart
La PICK Chart è una rappresentazione grafica che ti permetterà di capire all’istante da dove partire. Utilizza quanto già detto sopra per dividere i progetti secondo i quattro quadranti della PICK Chart.
- Possibili (Possible): Progetti semplici ma con piccoli ritorni attesi (Complessità bassa, Impatto basso)
- Implementabili (Implement): Progetti a priorità massima. Alti risultati attesi e basso impegno per realizzarli (sono i cosiddetti Quick-Win) (Complessità bassa, Impatto alto)
- Sfida (Challenge): Progetti complessi (spesso strategici) ma con grandi ritorni attesi. (Complessità alta, Impatto alto)
- Kill: Progetti da scartare in quanto a fronte di un basso o medio impatto atteso si avrà un enorme costo e impegno per portarli a termine (Complessità alta, Impatto baso)
Esempio di PICK Chart
Suddividere e posizionare i vari progetti all’interno della PICK Chart ti permetterà di avere subito un’idea chiara delle priorità da seguire.
La strategia da utilizzare
E’ molto semplice:
- Parti sempre dai progetti Implement. Questo ti permetterà di avere risultati tangibili in breve tempo e con sforzo minimo. Facendo questo avrai gratis anche un’altro risultato, creerai interesse intorno alle tue attività e acquisterai di credibilità.
- Mentre i progetti Implement ti daranno subito il turbo e la giusta confidenza con gli strumenti che stai utilizzando puoi partire anche con i progetti Possible. Sono sempre progetti semplici, che però ti restituiranno anche piccoli risultati.
- Inizia ad alternare progetti Possible a progetti Implement in modo da mantenere alto il tuo rendimento.
- Passa poi ai progetti Challenge, alle sfide complesse. Assicurati di non rimanere con i progetti Challenge alla fine ma inizia ad occupartene quando hai ancora altri Implement o Possible da portare a termine.
Conclusioni
Se utilizzerai questa strategia avrai modo di migliorarti nell’esecuzione dei progetti in quanto partirai da cose relativamente semplici ma con alto ritorno economico e potrai iniziare ad occuparti di progetti più complessi, che richiedono sicuramente più tempo e risorse. Nel frattempo che porterai avanti i Challenge continuerai ad ottenere risultati intermedi con gli Implement e i Possible.
Applicarla poi alle attività di Kaizen è veramente il massimo!
Facile no?
Tu adesso mi dirai, ma non bastava dirmi di iniziare dai progetti più semplici?
Certo, ma approcciando alla definizione di “cosa è semplice” nel modo che ti ho spiegato avrai sicuramente centrato gli obiettivi. Lasciarti la discrezione di credere che qualcosa sia semplice o remunerativa solo perché lo pensi tu non è un sistema metodico. E a noi piace ragionare con i numeri, non con le sensazioni.
In questo modo tutto è dimostrabile, tutto e catalogabile e verificabile.
Cosa aspetti? Inizia anche tu ad utilizzare questa strategia e parti a cannone!
Hai dubbi? Domande? Lascia un commento nel riquadro qua sotto e ti aiuterò!
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