In questo articolo parliamo di Quick Kaizen (anche chiamato Blitz Kaizen).

Prima di proseguire ti consiglio vivamente di leggere l’articolo riguardante il Kaizen: Il PDCA e Il Miglioramento Continuo. Perché DEVI usarlo?

Ti darà le basi necessarie per poter implementare questa guida nel modo corretto. Quando hai fatto torna pure a proseguire questa lettura.

ALLA FINE DI QUESTA GUIDA TROVI IL FILE EXCEL DA SCARICARE PER IL QUICK KAIZEN

Cos’è il Quick Kaizen

Il Quick Kaizen (anche chiamato Blitz Kaizen) è un metodo che fa parte degli strumenti della Lean Manufacturing utilizzato per portare avanti attività di miglioramento, principalmente per la riduzione degli sprechi (MUDA). Basato sul ciclo PDCA ti servirà per ottenere risultati in modo sistematico tramite piccoli e incrementali cambiamenti.

Si usa il termine Quick o Blitz in quanto questo tipo di Kaizen è strutturato per essere realizzato in poco tempo (solitamente 2\3 giornate).

Quando si usa il Quick Kaizen

Viene utilizzato su progetti Implement e\o Possible (se non sai di cosa sto parlando leggiti “Come definire le Priorità: PICK Chart – Strategie per avere da subito risultati impressionanti”) dove:

• Ci sono sprechi ovvi e già identificati in una certa area o produzione
• Lo scopo e i confini del problema sono già chiaramente definiti
• Hai dati già disponibili
• Hai bisogno di risultati immediati

Non è quindi adatto per progetti complessi. Per quello si usa lo Standard Kaizen o Settimana Kaizen (scriverò un articolo a riguardo tra poco).

ATTENZIONE! Non lasciarti ingannare da quanto ti ho scritto sopra. Per portare avanti una attività di Quick o Blitz Kaizen è comunque necessaria una preparazione precedente all’evento vero e proprio e sarà quindi fondamentale strutturare queste attività nel modo corretto in modo da trarre il massimo dalle giornate di Kaizen vere e proprie.

Preparazione e realizzazione del Quick Kaizen

Quali sono quindi le attività per l’evento Kaizen? Vediamole insieme:

Prima dell’Evento

1. Scegli i membri del Team
2. Raccogli le informazioni necessarie:
   • Obiettivi e Target (prova ad usare I 5 Perché)
   • Layout, Flow Chart e Spaghetti Chart
   • Raccogli i dati inerenti al problema da attaccare (leggi questa guida per evitare i 5 (letali) errori della raccolta dati!)
3. Preparazione dell’area per l’evento
   • Definisci “i confini” dell’area interessata
   • Reperisci tutti i materiali e le attrezzature che ti serviranno

Come già detto un Quick Kaizen deve essere svolto solo se hai già definito il perimetro del problema. Dovrai quindi preoccuparti di raccogliere i dati, gli indicatori, l’attuale Flow Chart e in generale tutte quei dati necessari a stabilire l’attuale fotografia del processo.

Ovviamente la definizione degli indicatori e fondamentale. Saranno quelli infatti a definire se il tuo evento avrà dato i risultati attesi. Potrebbe essere la percentuale di scarto, l’efficienza, ecc…

Investi tutto il tempo necessario per la definizione degli indicatori e per la raccolta dati in quanto sarà poi questa a decretare il successo o il fallimento del Blitz Kaizen (cambio ogni tanto il nome per farti abituare alle due terminologie 🙂 )

Ti consiglio quindi di leggere la guida che ti ho linkato prima sulla raccolta dati per evitare di perdere tempo.

I 5 (letali) errori sulla raccolta dati che ti stanno facendo bruciare soldi e che ti impediscono di individuare i problemi in fretta

Una volta completate tutte le attività da fare PRIMA del Blitz Kaizen dovrai preoccuparti dell’evento vero e proprio. Di seguito alcuni consigli.

Durante L’Evento

1. Prevedi una breve riunione iniziale dove spiegherai gli obiettivi al Team e inizierai a sviluppare le prime idee. Utilizza il Brainstorming.
2. Vai il prima possibile in reparto. Non fare l’errore di passare troppo tempo in riunione. Il problema va affrontato sul campo.
3. Utilizza le 5S (clicca qui per una Guida Pratica completa sull’argomento)
4. Ricordati del Quick-and-Dirty
5. Coordina i vari membri del Team
6. Coinvolgi quanto più possibile gli operatori addetti all’area di lavoro
7. Evita cellulari e mail
8. Prevedi momenti per aggiornarsi sulle varie attività di ogni membro
9. Condividi i risultati intermedi raggiunti e le idee trovate
10. Coordina la preparazione della presentazione finale

Dopo L’Evento

1. Se la verifica dell’efficacia delle azioni intraprese richiede tempo imposta una raccolta dati che sia identica a quella utilizzata precedentemente
2. Distribuisci la presentazione con i risultati ottenuti al Management (meglio se cartacea)
3. Verifica e assegna i Follow-Up (le attività da portare avanti al di fuori dell’evento)

Spesso infatti capita che alcune attività abbiano bisogno di più tempo di 2\3 giorni per essere portate a termine. In questo caso si usa il Giornale Kaizen. Non è altro che un documento in cui vengono annotate le varie attività in sospeso con i tempi, i responsabili e lo stato di avanzamento.

E’ fondamentale seguire queste attività dopo l’evento in modo da assicurarti che tutto sia portato a compimento.