In questo articolo parliamo di Standard Kaizen (anche chiamata Settimana Kaizen).

Prima di proseguire ti consiglio vivamente di leggere l’articolo riguardante il Kaizen: Il PDCA e Il Miglioramento Continuo. Perché DEVI usarlo? e quello riguardante il Quick Kaizen ti serviranno per avere le giuste basi.

ALLA FINE DI QUESTA GUIDA TROVI IL FILE EXCEL DA SCARICARE PER LA SETTIMANA KAIZEN

Cos’è la Settimana Kaizen

Quando parliamo di Settimana Kaizen intendiamo sempre uno strumento utilizzato per portare avanti in modo strutturato delle attività di miglioramento continuo. Al contrario del Quick Kaizen però, avremo un approccio diviso per giorni che copre appunto l’arco di una intera settimana.

Quando si usa la Settimana Kaizen

Viene utilizzato su progetti Implement e a volte Challenge (se non sai di cosa sto parlando leggiti “Come definire le Priorità: PICK Chart – Strategie per avere da subito risultati impressionanti”) dove:

• E’ necessario uno strumento più completo e strutturato
• Quando è necessario analizzare e definire la causa radice del problema
• Quando anche il target non è ancora definito

ATTENZIONE! Per portare avanti una attività di Standard Kaizen è necessaria una preparazione precedente all’evento vero e proprio e sarà quindi fondamentale strutturare queste attività nel modo corretto in modo da trarre il massimo dalle giornate di Kaizen vere e proprie.

Preparazione e realizzazione della Settimana Kaizen

Come per il Quick Kaizen anche per la Settimana Kaizen è necessario portare avanti delle attività prima di iniziare l’evento vero e proprio. Vediamole insieme:

1. Scegli i membri del Team
2. Raccogli le informazioni necessarie:
   • Layout, Flow Chart e Spaghetti Chart
   • Raccogli i dati inerenti al problema da attaccare (leggi questa guida per evitare i 5 (letali) errori della raccolta dati!)
3. Preparazione dell’area per l’evento
   • Definisci “i confini” dell’area interessata
   • Reperisci tutti i materiali e le attrezzature che ti serviranno

Ovviamente la definizione degli indicatori e fondamentale. Saranno quelli infatti a definire se il tuo evento avrà dato i risultati attesi. Potrebbe essere la percentuale di scarto, l’efficienza, ecc…

Investi tutto il tempo necessario per la definizione degli indicatori e per la raccolta dati in quanto sarà poi questa a decretare il successo o il fallimento della Settimana Kaizen.

Ti consiglio quindi di leggere la guida che ti ho linkato prima sulla raccolta dati per evitare di perdere tempo.

I 5 (letali) errori sulla raccolta dati che ti stanno facendo bruciare soldi e che ti impediscono di individuare i problemi in fretta

Una volta completate tutte le attività da fare PRIMA dello Standard Kaizen dovrai preoccuparti dell’evento vero e proprio.

La Settimana Kaizen

Vediamo come strutturare la tua Settimana Kaizen:

Lunedì

Inizia il meeting di presentazione dello Standard Kaizen spiegando ai membri del Team gli obiettivi dell’evento, il problema da attaccare e i risultati attesi. Presenta i dati che hai raccolto ed analizza insieme agli altri la situazione attuale, il Current State.

Imposta la riunione come un Brainstorming (se vuoi alcuni consigli su come portare avanti una sessione di Brainstorming clicca qui!)

Dedica l’intera giornata alla definizione degli sprechi.

A fine giornata dovrai riassumere le criticità riscontrate dal Team, cosa si è imparato e le azione del giorno successivo. Se il primo giorno infatti è dedicato alla discussione in aula, nei giorni successivi le attività saranno molto più pratiche. E’ quindi fondamentale in questa fase sviscerare bene il problema per poter andare più spediti poi.

Un consiglio: Non perdere tempo in discussioni che non danno valore aggiunto.

Martedì

Ogni giorno inizia sempre con un Meeting per decidere le attività della giornata e la divisione dei compiti.

Questa giornata deve essere operativa, niente sedie e tanto reparto.

Focalizza ogni attività per la riduzione di un particolare spreco/problema individuato precedentemente.

Ogni gruppo di lavoro va quindi indirizzato su un singolo problema.

A fine giornata una piccola riunione (in reparto) per aggiornare tutti dello stato di avanzamento delle attività.

Un consiglio: Tutto deve essere oggettivato. Ricordati di fare delle foto prima e dopo ogni miglioramento in modo tale da tenere traccia delle attività svolte

Mercoledì

Come il Martedì anche il Mercoledì è giornata operativa della Settimana Kaizen.

Inizia e concludi sempre con una riunione per definire gli step successivi e aggiornare tutti sugli avanzamenti.

Dovrai inoltre iniziare a raccogliere i dati per verificare con i numeri se stai ottenendo dei miglioramenti. Non ci si aspetta ovviamente di aver già risolto il problema ma se durante il terzo giorno non vedi un Trend positivo significa che stai sbagliando qualcosa. Se questo dovesse succedere riporta tutti in sala riunioni ed esponi la situazione. Dovrete cambiare velocemente strada e correggere il tiro.

Un consiglio: Vedi gli errori come opportunità. Analizza cosa non ha funzionato ed usalo come uno strumento di analisi per capire cosa non ha funzionato.

Giovedì

Come ogni giorno inizia con un breve Meeting in reparto per decidere le attività e dividere i compiti.

Oggi dovresti già essere in dirittura di arrivo. Investi questa giornata per completare le attività ancora in corso. Sposta i Team in modo tale da concentrare gli sforzi dove sei rimasto più indietro.

Ricordati che ogni miglioramento va standardizzato e procedurato. Se avete modificato un ciclo di lavoro o un metodo di approvvigionamento tutto deve essere messo su carta e deve essere fatta formazione agli operatori.

Fai in modo che a fine giornata sia presente qualche responsabile di alto livello, o la Direzione, e fai visitare le aree in cui avete lavorato. Devi dare la giusta importanza a quello che stai facendo.

Un consiglio: Inizia a pensare a come impostare la presentazione finale

Venerdì

Dividi il Team in modo da terminare eventuali attività rimaste indietro e nel frattempo prepara insieme agli altri la relazione finale della Settimana Kaizen.

La presenza della Direzione è fondamentale durante la discussione finale.

Fai in modo che siano gli altri a parlare e limitati a fare la presentazione iniziale.

Un consiglio: Non stare in sala riunioni. Organizza la presentazione in reparto.

Dopo L’Evento

Verifica e assegna i Follow-Up (le attività da portare avanti al di fuori dell’evento)

Spesso infatti capita che alcune attività abbiano bisogno di più tempo per essere portate a termine. In questo caso si usa il Giornale Kaizen. Non è altro che un documento in cui vengono annotate le varie attività in sospeso con i tempi, i responsabili e lo stato di avanzamento.

E’ fondamentale seguire queste attività dopo l’evento in modo da assicurarti che tutto sia portato a compimento.