Tra le tecniche di problem solving più utilizzate troviamo sicuramente l’8D.

8D GUIDA PRATICA: A cosa serve e come si utilizza + File Excel DA SCARICARE

L’8D report è lo strumento che serve a formalizzare in modo strutturato il processo di risoluzione di un problema. Il flusso di lavoro è quindi diviso in 8 punti. Viene normalmente utilizzato per rispondere a non conformità esterne (verso il Cliente) ma può essere ovviamente usato anche per le non conformità interne.

Più in generale possiamo comunque usarlo per risolvere una qualsiasi anomalia riscontrata sui nostri processi.

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Considera l’intero processo dell’ 8D report come un ospedale dove arriva un malato grave. Si parte dal pronto soccorso dove riceve la diagnosi preliminare, ci si occupa di stabilizzare il paziente per poi portarlo nel reparto più adatto dove gli verrà fatta la diagnosi completa e riceverà le cure definitive. A volte possono volerci giorni, altre volte mesi. Tutto dipende da quanto il medico del pronto soccorso sia bravo a diagnosticare già dai primi momenti quale sia il problema e dalle cure che gli verranno poi prescritte per il medio lungo periodo.

Solitamente ci sono dei tempi da rispettare, soprattutto per quanto riguarda l’invio dell’ 8D report al Cliente:

• Entro 24 ore fino al punto 3
• Entro 2 settimane fino al punto 5
• Entro 1 mese la chiusura

Alcune volte le tempistiche possono essere diverse, quella che non cambia mai è quella a 24 ore. Dobbiamo infatti dare immediato riscontro al cliente almeno fino al punto 3 in modo da garantirgli che non arrivi altra merce non conforme.

Ma vediamo insieme come è strutturato e come si utilizza e compila un 8D report.

Punto 0/1: Classificazione del problema e definizione del Team

Entriamo quindi nel nostro pronto soccorso.

La prima parte dell’ 8D report è riservata alla classificazione del problema, all’inserimento dei dati generali e alla definizione del Team. In base al modulo utilizzato si avrà l’opportunità di categorizzare l’evento per cui si sta eseguendo l’8D in modo tale da poter avere anche una statistica futura. Il Team deve sempre prevedere un responsabile e alcuni tecnici in modo tale da poter ottimizzare le varie fasi di risoluzione. Considera che per problemi complicati potresti dover iniziare una sessione di Brainstorming. Se non sai come si fa clicca qui per una guida pratica che ti spiegherà in pochi minuti come organizzarla.

E’ quindi importante scegliere di volta in volta le persone più adatte per raggiungere nel minor tempo possibile l’obiettivo.

Le categorie a cui può appartenere una non conformità sono solitamente 5:

• Prodotto
• Processo
• Sistema
• Ambiente
• Sicurezza

Per determinati settori potrebbe essere interessante suddividere ulteriormente una o più di queste categorie principali. Sta a te decidere in base anche a come vuoi avere delle statistiche successive.

Punto 2: La definizione del problema

Il secondo punto dell’ 8D report è dedicato alla definizione e descrizione del problema. Come facciamo a capire cosa ha il nostro paziente?

Un metodo sicuramente efficace potrebbe essere quello di implementare i 5W+1H nel punto 2. Ma cosa sono i 5W+1H?

5W+1H – Come descrivere un problema

5W+1H è l’abbreviazione di: Who, What, Where, When, Why, How. Scomponendo il problema secondo queste domande avrai una visione a 360 gradi di cosa sia successo. Se non conosci bene l’inglese non preoccuparti, ti spiego brevemente come si fa. Basta rispondere a queste domande.

Who – Chi

• Chi ha scoperto il problema?
• Chi è coinvolto?
• Chi esegue di solito questa operazione?
• Chi ha generato il problema?

What – Cosa

• Cosa è successo?
• Cosa viene fatto solitamente?
• Cosa non è stato fatto questa volta?
• Cosa ha generato il problema?

Where – Dove

• Dove è stato riscontrato il problema?
• Dove viene eseguita l’attività che ha generato il problema?

When – Quando

• Quando è stato scoperto il problema?
• Quando è stato generato?

Why – Perché

• Perché è un problema?
• Perché è stato generato?
• Perché non è stato visto?

How – Come

• Come ci si è accorti del problema?
• Come è stato generato il problema?

Rispondendo a queste domande avrai già fatto tanta strada verso la definizione e la risoluzione del problema. Garantito.

Punto 3: Le azioni di contenimento

E’ arrivato il momento di bloccare l’emorragia e stabilizzare il nostro paziente.

Quali sono le attività necessarie per bloccare e circoscrivere il problema?

Ovviamente per prima cosa dobbiamo identificare e isolare tutta la merce sospetta. In questo modo saremo sicuri che, quantomeno, non continueremo a mandare altri problemi al nostro Cliente.

Il secondo passaggio sarà quello di verificare se abbiamo merce in transito. In questo caso devi avvisare il Cliente velocemente per fare in modo che abbia la possibilità di bloccare la merce in ingresso.

Se questo componente (ipotizziamo che sia una non conformità su un prodotto che stiamo fornendo) lo vendi anche ad altri Clienti dovremmo metterci in contatto con loro ed avvisarli del problema. Incrociare le dita e sperare che altre spedizioni non siano affette dal problema non è mai consigliato.

Potrebbe andarti bene una volta, potresti avere forti ripercussioni la seconda.

La speranza non è una strategia.

Ultimo step sarà quello di verificare se in questo momento sei in produzione, in modo tale da verificare se stai continuando a produrre con il problema.

Devi poi bloccare tutta la merce e ricontrollarla (generalmente al 100% ma dipende anche dal tipo di problema). A volte il Cliente ti chiederà di verificare anche lo stock presente nei suoi magazzini.

Devi formalizzare queste attività nel punto 3 dell’ 8D report.

Ricapitoliamo

1. Blocca tutta la merce presente in magazzino
2. Verifica eventuale merce in transito ed avvisa il Cliente
3. Verifica se l’articolo è fornito anche ad altri Clienti e avvisali del problema
4. Controlla se sei in produzione con questo articolo e verificane la bontà
5. Organizza il ricontrollo o rilavorazione della merce presente nel tuo magazzino e in quello del Cliente (se richiesto)