Oggi parliamo di uno strumento molto famoso nel nostro ambiente: Il KAIZEN. Il Kaizen è una attività di miglioramento strutturata sul PDCA.
Partiamo quindi innanzitutto a definire cosa sia il PDCA.
Cos’è il PDCA
Il PDCA o Ciclo di Deming è un metodo utilizzato per la risoluzione dei problemi e per impostare i piani di miglioramento continuo. Si basa su 4 step ovvero PLAN-DO-CHECK-ACT.
Le quattro fasi servono a guidarti in senso logico verso la risoluzione di un problema partendo dalla fase di pianificazione delle attività, passando per la fase operativa, il controllo dell’efficacia delle attività svolte ed in fine l’implementazione definitiva. E’ un metodo generico che può essere applicato in qualsiasi ambito. Ci insegna e ricorda che prima di fare bisogna pianificare. E che dopo aver fatto bisogna verificare. Semplice quanto potente. E purtroppo raramente utilizzato. Il Kaizen (come tantissimi altri strumenti) si basa su questo ciclo PDCA, integrando le 4 fasi con strumenti propri della Lean Production.
Vantaggi nel fare Kaizen
- Elimini i costi legati agli sprechi
- Migliori l’efficienza delle operazioni a valore aggiunto innalzando la qualità del prodotto e riducendo i costi di produzione
- Velocizzi il cambiamento in quanto minimizzi i tempi di realizzazione
- Ottimizzi i metodi
- Coinvolgi le persone che lavorano direttamente sul processo
Abbiamo diversi tipi di Kaizen, dipende dal tipo di problema, dai dati che abbiamo già in nostro possesso, dalle risorse a disposizione, dalla complessità del problema.
Vediamoli insieme.
Tipi di Kaizen e quando utilizzarli
1. Quick/Blitz Kaizen
- Quando ci sono sprechi ovvi e già identificati in una certa area o produzione
- Se lo scopo e i confini del problema sono già chiaramente definiti
- Quando hai dati già disponibili
- Se hai bisogno di risultati immediati
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2. Standard Kaizen o Settimana Kaizen
- E’ uno strumento più completo e strutturato
- Necessita di una fase di preparazione precedente l’inizio dell’attività vera e propria
- Quando è necessario analizzare e definire la causa radice del problema
- Quando anche il target non è ancora definito
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3. Major Kaizen
- Viene utilizzato su problemi più complessi
- La fase di PLAN viene stratificata e resa più complessa
- Può durare mesi
- E’ necessaria la presenza di tecnici esperti
- Team che arrivano anche a 7 persone o più
4. Advanced Kaizen
- Usato raramente
- Comprende l’utilizzo di strumenti statistici avanzati propri del Six Sigma
- Utilizzabile solo dopo che tutti gli altri tipi di Kaizen hanno fallito e quando il target è zero
Ho già preparato altri due articoli che entrano nel dettaglio per il Quick e per lo Standard in modo da spiegarti passo passo cosa devi fare, le nostre classiche guide pratiche insomma (con un bel file Excel da scaricare per partire subito!). Oggi invece voglio soffermarmi sul tipo di approccio che deve essere utilizzato nel momento che si inizia questo tipo di attività. Ti conviene quindi leggere bene questo articolo perché ti darà le basi per quelli futuri.
L’approccio
Escludendo il Quick, l’attività di Kaizen dovrebbe essere effettuata considerandola al di fuori del proprio lavoro regolare. La teoria dice addirittura che chi partecipa a questa attività dovrebbe essere considerato come non presente in azienda, senza mail e cellulare. Ovviamente questa è una esagerazione ma ti fa capire come questa attività sia considerata importante. Se ci pensi infatti avviare e portare a compimento un Kaizen porta grandi vantaggi economici all’Azienda (se sai come farlo!). E quindi normale che chi partecipa deve rimanere concentrato sull’argomento e chiudere il prima possibile tutte le attività! Per quanto riguarda la squadra si costruiscono dei Team in cui è sempre presente un esperto tecnico e un operatore di linea. Anche questo per velocizzare le soluzioni e lo sviluppo di idee.
Ricordati sempre dalla fase di verifica! Il PDCA si basa proprio sul verificare le attività implementate.
Ricordati di aver impostato una raccolta dati sensata! Leggiti questa guida per evitare di commettere i 5 (letali) errori sulla raccolta dati che ti stanno facendo bruciare soldi e che ti impediscono di individuare i problemi in fretta!
Principi base del Kaizen
- Liberarsi da tutti i preconcetti e delle attuali opinioni su come debbano essere fatte le cose
- Pensare a come funzionerà il nuovo metodo e non a come NON funzionerà
- Non accettare scuse. Il “si è sempre fatto così” è il male assoluto
- Non cercare la perfezione. Un miglioramento completato al 50% può essere considerato soddisfacente se è centrato rispetto agli obiettivi dati
- Correggere gli errori nel momento in cui sono scoperti
- Non spendere troppi soldi
- I problemi sono opportunità di crescita
- Utilizzare le I 5 perché
- Rambo non esiste. Lavora in Team
- Il miglioramento non ha limiti.
Altro concetto molto importante (si riaggancia alla perfezione al principio 5 e 6) è quello del Quick-and-Dirty ovvero “veloce e sporco”.
Quick-and-Dirty
Significa che è meglio implementare qualcosa subito anche se provvisorio, piuttosto di aspettare la soluzione definitiva tra due settimane. E’ un concetto che spesso viene tralasciato ma che per me è molto importante. Intanto perché ti permette di avere un risultato immediato, inoltre hai la possibilità di verificare se l’idea che hai avuto funziona davvero.
Esempio pratico di vita vera durante un Quick Kaizen:
Processo di assemblaggio di due componenti tramite delle viti. Andiamo sulla postazione di lavoro e ci accorgiamo che l’operatore avvita questi due pezzi appoggiandoli semplicemente sul tavolo. Pensiamo che avere una dima, un posaggio, in cui posizionare il pezzo da avvitare possa facilitare l’operazione, far guadagnare qualche secondo e soprattutto standardizza l’operazione. A questo punto ci sono due opzioni:
- Fai una dima in 2 minuti secchi
- Prepari il progetto, i disegni, li porti in officina e torni tra una settimana
La risposta è: fai tutti e due!
Abbiamo quindi preso una serie di separatori in cartone, li abbiamo impilati fino ad ottenere una altezza di 3\4 cm, li abbiamo incollati e abbiamo tagliato la sagoma del pezzo al centro dei cartoni in modo tale da avere un posaggio. L’operatore poteva quindi incastrare il pezzo all’interno della dima fissata al tavolo. Abbiamo fatto due o tre modifiche mentre guardavamo l’operatore lavorare e abbiamo verificato che in effetti in questo modo ci metteva meno tempo. Solo dopo abbiamo fatto realizzare una dima di fresa in materiale antigraffio superfiga! Per tutta la settimana l’operatore ha utilizzato quell’obbrobrio di cartone (che però funzionava!) e quando la dima definitiva è stata pronta abbiamo fatto la sostituzione.
Pensa: Come posso risolvere il problema adesso?
Se applichi questo concetto farai il salto in avanti. GARANTITO.
Utilizza gli altri strumenti di supporto
Come abbiamo già visto in passato esistono diversi strumenti che ti servono per identificare e risolvere i problemi. USALI!
Abbiamo già parlato di Ishikawa, del Flow Chart, dello Spaghetti Chart, dell’Analisi di Pareto, del Brainstorming.
Impara ad usarli e ti accorgerai che la tua attività di Kaizen sarà più veloce ed efficace.
E’ non dimentiarti dei MUDA! Non sai cosa sono? Clicca qui!
Non accontentarti (Principio 10)
Una volta terminata l’attività di Kaizen e aver definito un nuovo standard non accontentarti! Il miglioramento continuo si basa proprio su questo. Devi sempre domandarti come quel processo può essere migliorato ulteriormente. Il risultato che raggiungi oggi non è altro che il punto di partenza per il risultato di domani.
Conclusioni
In questo articolo ti ho dato una visione d’insieme del metodo Kaizen.
Cliccando qui puoi trovare una Guida Pratica sul Quick\Blitz Kaizen
Cliccando qui puoi trovare una Guida Pratica sullo Standard Kaizen (o Settimana Kaizen)
Se invece vuoi avere uno strumento utile sempre con te per portare avanti le tue attività secondo i principi Kaizen ti consiglio l’acquisto di una agenda sviluppata appositamente per questo scopo. La utilizzo oramai da un po’ e devo dirti che oltre ad essere bella aiuta veramente a impostare un metodo di lavoro efficace. E’ piena di spunti pratici e strumenti utilissimi da utilizzare nella quotidianità.
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